a) Contato inicial

O empreendimento ou produtor interessado na certificação entra em contato com a equipe técnica do certificador. São trocadas informações genéricas sobre o funcionamento do certificador e as características gerais do empreendimento interessado, como: tipo de produto, área total, localização, e outros. Mantendo-se o interesse, define-se conjuntamente o tipo de avaliação a ser realizada: avaliação preliminar, avaliação completa ou cadeia de custódia, e a abrangência da avaliação. Em seguida, envia-se ao interessado uma proposta, com atividades, cronograma e orçamento do processo de avaliação.

b) Assinatura do Contrato de Avaliação

Depois de analisada a proposta e havendo aprovação do interessado, é assinado o contrato de avaliação.

c) Avaliação Preliminar

Em alguns casos, antes da completa avaliação, é feita uma análise preliminar. Ela consiste em uma análise geral do manejo praticado pelo empreendimento. O objetivo é proporcionar uma ferramenta acessível para que os empreendimentos entendam os principais desafios para a certificação, e possam se preparar melhor para uma avaliação completa. A avaliação preliminar, em geral, é um processo confidencial e não obrigatório, bastante útil para empreendimentos com um sistema de manejo complexo.

a) Processo de Consulta Pública anterior à avaliação

Tem como objetivo divulgar e tornar público o processo de avaliação a entidades e pessoas relevantes que tenham interesse na avaliação, ou possam colaborar para esta. A consulta pode ser realizada por correio, telefone, entrevistas ou correio eletrônico. Todas as respostas devem ser documentadas e respondidas formalmente.

b) Preparação prévia à auditoria de campo

Nesta etapa solicitam-se materiais e documentos ao empreendimento ou produtor para um conhecimento prévio de sua realidade, visando conhecer melhor o candidato à certificação, e fazer uma definição prévia dos pontos mais importantes a serem avaliados no campo. Os auditores assinam um contrato de confidencialidade com o certificador, sobre as informações a serem obtidas durante o processo.

c) Avaliação de campo

A avaliação de campo ou auditoria é um dos passos mais importantes da certificação. Nesta etapa, será conferido o desempenho da unidade de manejo frente aos Princípios e Critérios do FSC, através da conferência das operações realizadas pelo empreendimento, visitas de campo e entrevistas com os responsáveis pelo empreendimento, técnicos, trabalhadores e as comunidades do entorno. Em geral, durante a avaliação, há uma reunião pública, para a qual são convidados os grupos locais afetados ou interessados na atividade do empreendimento. O objetivo é conhecer as suas perspectivas sobre a atividade, e levantar possíveis pontos que devem ser verificados no campo. Neste momento, solicita-se a ausência do empreendedor na reunião, para haver liberdade de expressão dos presentes.

d) Elaboração do relatório

A equipe de auditores discute os resultados encontrados, e cada auditor elabora seu relatório e o envia ao líder da equipe, que sintetiza a primeira versão do relatório final. O conteúdo do relatório deve conter, para cada critério, uma análise das evidências e, quando aplicável, as ações necessárias, que podem ser de três tipos:

- Pré-condições: são falhas graves no cumprimento dos padrões de certificação do FSC. Necessitam ser corrigidas ou melhoradas antes que a certificação possa ser outorgada. Isto é, o empreendimento receberá a certificação apenas após o cumprimento das pré-condições.

- Condições: são falhas menos graves, que não ameaçam diretamente a sustentabilidade das atividades em curto prazo, mas que podem afetar o manejo a médio ou longo prazo. Portanto, o empreendimento pode ser certificado, desde que assuma o compromisso de implementar melhorias especificadas pelo certificador, dentro dos prazos estabelecidos.

- Recomendações: são referentes a aspectos do manejo florestal que já se encontram adequados, mas que ainda podem ser melhorados. São melhorias voluntárias, sugeridas pela equipe de avaliação. Podem vir a se tornar condições no futuro.

e) Análise e revisão do relatório pelo empreendedor ou produtor

Há oportunidade para o empreendedor questionar as evidências e conclusões do relatório, justificando seu questionamento. O certificador analisará a validade do questionamento e, quando aplicável, corrigirá o relatório.

f) Revisão independente

O relatório é enviado para dois ou três revisores externos, para verificação da sua qualidade e consistência.

a) Verificação do cumprimento de pré-condições

Quando houver pré-condições, o empreendimento deverá trabalhar para o seu cumprimento e solicitar ao certificador a sua verificação.

a) Decisão de Certificação

Após o cumprimento das pré-condições, o certificador emite seu parecer final sobre a certificação da floresta sob responsabilidade do empreendimento.

b) Assinatura do contrato de Certificação

Caso aprovada a certificação, o cliente assina o contrato de certificação. Em geral, o contrato tem validade de cinco anos e após este período, é necessário realizar um novo processo de avaliação completa, para sua renovação.

c) Resumo público

Após a decisão de certificação, o certificador elabora um resumo público do processo de certificação do empreendimento florestal. Este resumo estará disponível para o público. O resumo deve ser traduzido para os idiomas oficiais do FSC (espanhol ou inglês).

a) Monitoramento

Após a certificação, é feita pelo menos uma avaliação de monitoramento a cada ano, com o objetivo de verificar o cumprimento das condições de certificação e manutenção do atendimento aos padrões do FSC. Caso o monitoramento detecte falhas no sistema de manejo é emitida uma ação corretiva (Corrective Action Requested - CAR) que deve ser cumprida dentro de um prazo determinado. Caso o certificador receba quaisquer questionamentos ou denúncias sobre os empreendimentos certificados, estes podem realizar inspeções não programadas. Caso seja constatada alguma irregularidade, o custo da visita é coberto pelo empreendimento florestal.